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Guia para hospedaje de conferencistas invitados

Hace unos días mi amigo Edgar Parada me pidió tips para manejar a los conferencistas que vendrán para el Latin Flash Tour.

En lugar de decirle en el momento “haz esto y esto”, como me gusta complicarme las cosas, me puse a hacer un documento. Una vez que hice el documento, me di cuenta que esta es información tal vez le sea útil a alguien más así que decidí que compartirla via este blog.

No es el tipo de post que normalmente hago, pero pues con que le sirva a alguien además de a Edgar ya se va a desquitar el espacio que estará usando en la blogósfera. Así que ahí va:

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Guía para hospedaje de conferencistas invitados

Tips básicos

• Asigna a una persona como “host(ess)”. Esta persona se encargará de atender a los invitados durante su estancia y será su primer punto de contacto. Debe hablar bien el idioma del invitado, y de preferencia ser mujer.
• Asegúrate de tener el número de teléfono móvil del invitado y que él tenga tu número y el de la persona encargada de atender a los invitados onsite
• Ten disponible una tarjeta de crédito con saldo suficiente para garantizar su habitación de hotel y sus extras (comidas, internet, etc).

Boletos de avión
El ideal es comprar los boletos de avión alrededor de 3 semanas antes del viaje. Si tú vas a adquirir los boletos de avión, verifica con el invitado el itinerario deseado. Verifica con él el tipo de boleto de avión a comprar (algunos conferencistas requieren viajar en primera clase mientras que otros aceptan clase turista). Pregúntale si tiene preferencia por alguna línea aérea, y si te es posible (si no varía mucho el precio) compra su boleto por esta línea; no estás obligado, pero es buen detalle y lo apreciará. Adicionalmente, tal vez esto permita que puedas comprar un boleto en clase turista y él pueda hacer el cambio a primera clase sin costo por ser cliente frecuente.

Hotel
Una vez que tengas la reservación del hotel, dale los datos al invitado (nombre del hotel, dirección, teléfono, sitio web y # de reservación). Aunque vayas a pasar por el al hotel y llevarlo al hotel, es importante que tenga esta información en caso de cualquier imprevisto.

Llegada
La mayoría de los invitados están acostumbrados a llegar a un aeropuerto y tomar un taxi al hotel. Sin embargo, si es posible es buen detalle ir por ellos al aeropuerto.

Actividades extra
Previo al viaje, checa con el invitado si tiene interés en conocer/visitar algún lugar en particular y si quiere que lo acompañen. Hay a quienes les gusta que “los paseen” y hay quienes prefieren irse por su lado. Convoca voluntarios para acompañar en las actividades extra. Los voluntarios estarán encantados, y a los invitados les gusta convivir con gente local.

Sala de conferencistas e Internet
Trata que en la sede de las conferencias haya un cuarto para conferencistas y que haya Internet disponible. De no ser así, el invitado va a estar iendo a su hotel para conectarse y se minimiza el tiempo que está en la sede de conferencias.

Salida
Acompaña al conferencista durante su check-out para verificar que no haya ningún problema.  Para el transporte al aeropuerto lo más recomendable es pedirle un taxi del hotel y pagarlo ahí. El invitado no espera que lo acompañes al aeropuerto, con que lo pongas en un taxi está bien.

Regalo
Prepara un regalo para darles después de su presentación. De preferencia, algo típico del lugar y/o alguna artesanía. Si les das algo personalizado (por ejemplo, algo que lleve su nombre pintado o tallado) quedarán encantados.

Fotos
Además de las fotos obvias con asistentes y organizadores del evento, si tienes a un fotógrafo dedicado asigna un espacio/momento para una minisesión de fotos en un lugar bien iluminado. Sorprendentemente, la mayoría de los conferencistas carecen de buenas fotos a buena resolución y te agradecerán que se las mandes. Tip: Compartelas como Creative Commons pidiendo que te den el crédito si las usan en algún lugar (entrevista, libro, etc).

Redes sociales
Pásale a los invitados el hashtag de twitter y/o página de LinkedIn, Facebook etc. para que te apoyen en la difusión y confirmen su asistencia en estas redes.

© 2009 Pedro Galván Kondo.